sistematización de procesos

No se puede crear un gran negocio sin automatizar procesos. Para avanzar, es necesario ir mejorando con el tiempo la forma de trabajo, volverla más ordenada, más profesional, e ir aprendiendo a manejar mejor el tiempo. Si quieres hacer más, en menos tiempo, tendrás que poner algunas tareas en piloto automático.

Este artículo, resume algunos de los tips más importantes a la hora de automatizar procesos.

 

1. Sé de ejemplo

No esperes que los demás hagan en tu empresa lo que tú no haces.

Es el primer tip que menciono porque quiero iniciar con un foco en las personas más que en los procesos. ¿Qué tiene que ver esto con automatizar procesos?, mucho. En definitiva la gran mayoría de los procesos serán ejecutados por personas, y ahí es donde este tip cobra mucho sentido.

Podrías estar implementando el 90% de los tips bien, pero si tus empleados ven una incoherencia entre tus actos y tus pedidos, ellos se van a sentirse naturalmente desmotivados a realizar las tareas que les pidas.

A la hora de automatizar procesos, es muy importante contar con personas que sean buenas siguiendo ciertas directivas, entonces tendrás que hacer todo lo que sea posible de tu parte para facilitarles el trabajo. Si ellos ven en ti una persona a respetar, un modelo a seguir (un líder), estarán mejor predispuestos a tratar de seguir esas directivas para mejorar la automatización de tareas para que el negocio en sí funcione mejor.

2. Crea una cultura de trabajo

Pon a la vista de todos los valores y los pilares a la hora de trabajar en tu empresa.

Automatizar procesos no tiene que ser un hecho aislado, tiene que estar dentro de un “marco”, de una filosofía. Si todos los empleados tienen a la vista los valores de la empresa, los pilares, la visión y misión, podrán comprender mejor que para lograr alcanzar esos objetivos, es necesario comenzar a hacer ciertos cambios que terminarán por profesionalizar el negocio.

No es necesario imponerle a los empleados la automatización de tareas, se puede lograr de una forma más natural. Si ellos van interiorizando la cultura por la cual se mueve la empresa, van a ir comprendiendo por sí solos que el hecho de tener que cambiar algunos métodos de trabajo, es algo lógico, que requiere de cierto esfuerzo, pero que a la larga traerá beneficios para todos.

3. Genera manuales

Creo que si le preguntara a 100 gerentes “¿cuántas veces quisieras explicarle las mismas tareas a tus empleados?”, la mayoría me diría “quisiera explicar solo una vez cada tarea”, pero si en cambio le preguntara a los mismos 100 “¿y cuántos manuales y guías creaste para tu sector?”, creo que habría un gran silencio…

Si tienes que explicar lo mismo más de una vez, este proceso se puede automatizar desde el principio creando un manual. Puede ser una explicación impresa, o digital, como un audio o un video. Lo importante es que lo realices una vez, de tal forma que se pueda repetir cientos de veces en el futuro, sin la necesidad de tu presencia.

Crear un manual parece una pérdida de tiempo al principio, pero la realidad es que las cuentas dicen otra cosa.

Si explicarle a un nuevo empleado las normas básicas de la empresa te lleva 30 minutos, quiere decir que cuando le hayas dado la misma explicación a 10 empleados, habrás gastado unas 5 horas de tu vida. Tiempo valioso para tu empresa que podrías haberlo dedicado a otra tarea.

El problema es que la gente suele comparar las 3 horas que lleva crear el manual con los 30 minutos de la primera explicación, pero esa no es la cuenta precisa porque estamos hablando de una tarea que se repite con el tiempo, son los 30 minutos de hoy, más los 30 de la semana entrante, más otros 30, y así se incrementa la suma del tiempo.

“Si tienes una forma de reproducir tu explicación, estás apalancando tu tiempo
(y el tiempo de la empresa) de una forma exponencial”.

Siguiendo con el ejemplo del empleado nuevo. Si en vez de dedicar 30 minutos de tu tiempo a explicarle las normas básicas, le entregas una hoja con todo el detalle de esa explicación, podrías indicarle que lo lea en cuanto tenga un momento libre. No solo que te vas a estar ahorrando todo el tiempo de futuras explicaciones, sino que además estás optimizando el tiempo del empleado, desde el primer momento en el que ingresa al negocio. Con lo cual, también le estás dando un mensaje tácito: en esta empresa nos gusta optimizar el tiempo, y ser más profesionales con el tiempo.

Si en su primer jornada laboral, el empleado tiene un hueco de tiempo, lo aprovechará para leer tu manual, y si no lo tiene, es probable que lo lea de camino a su casa, para pasar el tiempo mientras viaja.

4. Ten paciencia

Aunque le expliques a alguien, con lujo de detalle, cómo tiene que realizar una tarea específica, puede que tengas que insistir con el tema por un tiempo, repitiéndole la forma de hacerlo, ya que es muy normal que las personas tiendan a querer volver a sus viejos métodos.

Muchas veces no lo hacen de forma intencional, es simplemente un tema de costumbre. Si te das cuenta que tu empleado no lo hace de forma intencional, no lo tomes como algo personal. No te enojes de forma desmedida, si es la primera vez solo aborda el tema de forma tranquila… “¿pero no habíamos quedado en que lo haríamos así como dice el manual?”

“Si te enojas con tus empleados por errores leves, te quedarás solo.
El empleado perfecto no existe, como tampoco existe el jefe perfecto”.

Recuerda el primer y segundo punto: “Ser de ejemplo y crear una cultura de trabajo”. Si tu idea de “ejemplo” y “cultura de trabajo” es grito y enojo, tu empresa y tu salud, sufrirá las consecuencias.

5. Evita las discusiones cíclicas

Las discusiones reiteradas por un mismo tema, son una enorme pérdida de tiempo.

Supongamos un negocio que cuenta con dos socios. Llegada cierta circunstancia, tienen que tomar una decisión para ver si el negocio sigue el rumbo A o el rumbo B. Pero como nunca terminan de definir el rumbo, cada evento  que pasa genera el inicio de la discusión cíclica entre los socios:

– Te dije, es mejor elegir la opción A, así no nos pasan más estas cosas, siempre pasa lo mismo.

– No, es mejor la B por que bla, bla, bla, bla…

Se debe encontrar una solución definitiva y luego no abordar nuevamente el tema para discutir.

Si se opta por la opción A, B, o encuentran una C, todas las cosas que pasen después, tienen que suceder sin reproches, porque los dos tomaron una decisión y como buenos emprendedores, tienen que asumir la responsabilidad.

Otro ejemplo puede ser el de un cadete que está disconforme con su sueldo, entonces habla con su supervisor. El supervisor plantea esto al gerente, y el gerente le dice: “definitivamente no hay presupuesto”. Entonces el supervisor se lo comunica al cadete.

El cadete, aprovecha cada situación para demostrarle a su supervisor que está muy molesto con su sueldo, entonces trabaja a desgano, y cuando el supervisor le exige alguna tarea o le reprocha su actitud, el cadete trae el tema del sueldo a la conversación y comienza nuevamente la discusión cíclica.

En este punto, tanto el supervisor como el cadete tienen que asumir su responsabilidad en los hechos. El supervisor hizo su trabajo hasta donde pudo en cuanto al sueldo, haga lo que haga no puede cambiar esa directiva de la empresa. El empleado tiene la opción de aceptar ese trato o renunciar y buscar una mejor propuesta, pero quedarse trabajando a desgano no tiene que ser una opción, al menos el supervisor no debería permitirlo.

Los dos tienen que juntarse a resolver el tema definitivamente y dejarlo bien en claro, para no volver a discutir este asunto cientos de veces. Porque de todas formas, si siguen discutiendo por lo mismo, la situación no va a cambiar para mejor, por el contrario, empeorará. Por lo tanto es mejor hacer algo distinto, darle un cierre al tema y pasar a otra cosa.

Evitar las discusiones cíclicas, me animaría decir que ahorra al año cientos de horas, tanto en lo laboral como en lo familiar.

6. Pide la opinión de los expertos

Algunas veces, los expertos pueden ser personas externas a tu negocio, pero muchas veces, los expertos en un área específica, son tus empleados. Ellos tienen que tener la suficiente motivación y confianza como para poder sugerirte mejoras en los procesos.

Tienes que dejarle bien en claro que tu valoras eso, que escuchas porque te interesa y que más allá de que se produzcan cambios o no a raíz de las sugerencias, es una actitud proactiva de su parte y eso es muy bueno. Si no se implementa algún cambio que te sugirió un empleado, sería cortés de tu parte explicarle amablemente el por qué no se pudo hacer, o por qué no es conveniente hacerlo.

Si se pone en acción un cambio por sugerencia de un empleado, es bueno reconocerle en público su proactividad.

Y ya sea que se implemente o no un cambio a raíz de su sugerencia, igualmente remárcale que te sigue interesando escuchar sus propuestas.

 

7. Aprende de la competencia

Si la competencia está mejor afianzada que tú, sería bueno que investigaras cómo realizan ellos ciertas tareas a diario.

Y no es necesario que te limites solo a tu competencia, puede que otra empresa de otro nicho te de buenas ideas para aplicar a tu rubro, y hasta quizás puedas innovar en el mercado utilizando procesos de otros negocios.

8. Utiliza la tecnología

Que la tecnología es cada vez más barata y puede ahorrarte miles de horas no es ninguna novedad. Hoy en día, lo que sorprende es la cantidad de empresas que quedan obsoletas y van muriendo de a poco porque su fundador o presidente no tiene predilección por la tecnología.

Sea que te guste o no, tendrás que hacer lo que el negocio requiera, y si el negocio requiere modernizarse en materia de tecnología, tendrás que dar el primer paso: pedir ayuda.

Mi recomendación es que contrates a alguien que pueda “filtrar” las mejores “sugerencias”.

Si tienes a una persona de confianza que tenga ciertos conocimientos tecnológicos, podrá ayudarte a ver si las propuestas que te acercan son las indicadas para tu negocio, o bien si te las están ofreciendo simplemente por querer venderte algo.

9. Se sistemático, veloz y práctico

Crear eventos sistematizados, puede que requiera de cambios reiterados, sobre todo al principio. Es bueno que le comuniques esto a tus empleados así ellos sabrán que no es que te estás volviendo loco, sino que estás buscando la mejor forma de hacer una cierta tarea y que esto puede llevar un cierto tiempo y de probar varias modalidades distintas.

Para realizar cambios, vas a tener que ser muy veloz. Si cada decisión te lleva una eternidad, no estarás realizando una tarea óptima, y generarás un malestar entre tus empleados. Si algo no funciona, y crees que no va a funcionar, realiza las modificaciones necesarias lo antes posible.

Pero en algún momento, tendrás que definir al menos una base para cada sistema, porque si todo el tiempo cambias todos los pasos, realmente no habrá un sistema.

Por eso, hay que buscar soluciones prácticas y no andar burocratizando y demorando las decisiones. Hay que optar por soluciones sencillas, simples, y de aplicación veloz.

10. Reconoce tus errores

Si te fijas, hay un detalle muy importante en el orden de estos 10 tips. Tanto el primero (“Ser el ejemplo”) como el último (“Reconocer tus errores”), se enfocan intensamente en tu persona, y esto no es una casualidad, esto también tiene que decirte algo.

Reconocer tus errores ante tus empleados es algo de suma importancia a la hora de automatizar tareas porque iniciarás  probando varios métodos, nuevas formas de hacer las cosas, y la verdad es que muchos de estos métodos no funcionarán desde el principio, por eso es bueno que les comuniques a tus empleados los resultados, buenos o malos de las modificaciones propuestas.

Tendrás que tomar muchas decisiones, por eso equivocarte será algo inevitable (si eres humano, te pasará). Es  bueno reconocerlo y seguir adelante mejorando los circuitos:

“¿Recuerdan la modificación en la forma de trabajo que les pedí la semana pasada?… Bueno, me acabo de dar cuenta que no es el método ideal para lo que queremos lograr, por eso me gustaría probar un pequeño cambio, y hacerlo de esta manera… Les pido disculpas, pero estos errores y cambios son necesarios para probar los mejores circuitos y avanzar.”

 

En el mundo de los negocios, las cosas importantes no son hechas por una sola persona. Son hechas por un grupo de personas.-Steve Jobs.

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